Bước 1: Cá nhân yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc chuẩn bị hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện hồ sơ tại Tổ Trung học cơ sở của Phòng Giáo dục và Đào tạo.

Bước 2: Chuyên viên Tổ Trung học cơ sở tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nếu đầy đủ thì ghi giấy biên nhận và hẹn thời gian trả kết quả; nếu chưa đầy đủ thì hướng dẫn cho người nộp bổ sung đầy đủ hồ sơ.

Bước 3: Phòng Giáo dục và Đào tạo xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Nội dung bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Bước 4: Chuyên viên Tổ Trung học cơ sở thực hiện các thủ tục đối với văn bản đi và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo phiếu hẹn.

Thời gian nhận hồ sơ và trả kết quả: Vào giờ hành chính các ngày thứ 2, 4, 6 trong tuần trừ các ngày lễ, Tết.

Nếu cá nhân yêu cầu gửi kết quả theo đường bưu điện thì người yêu cầu phải trả cước phí bưu điện cho Sở Giáo dục và Đào tạo.

Trường hợp trực tiếp thực hiện tại cơ quan hành chính nhà nước:

1. Xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

2. Xuất trình giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. (Đối với trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ; cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã chết.)

Trường hợp thực hiên qua đường bưu điện:

1. Gửi yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

2. Gửi bản chính hoặc bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác. 3. Gửi bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. (Đối với trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ; cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã chết.)

Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

a) Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

b) Người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

c) Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã chết.

(Khoản 1, Điều 27 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT).